■ 失敗は「工事」ではなく「工事前」に起きている
オフィス移転をめぐるトラブルは、施工中の不備よりも、その手前の準備段階に起因するケースが多いとされています。業界各社が挙げる代表的な要因は、契約内容の確認漏れ、準備着手の遅れ、見積内訳の未確認の3点に集約されます。いずれも工事が始まる前に手を打てる項目です。本記事では、この構造を工程別に9つの項目として整理します。
■ 計画フェーズ｜引き返せなくなる3つの判断
① 解約予告の期限を確認しないまま物件探しを始める
オフィスの賃貸借契約では、解約予告を6か月前と定める例が多く見られます。移転先が決まる前に予告を出せば行き先を失い、遅れると二重に賃料を負担します。物件を見る前に契約書を開く——順序が逆になっている企業が少なくありません。
② 現在の坪数を基準に必要面積を決める
在籍人数だけで算定すると、会議室や集中スペースの不足が入居後に表面化します。出社率と業務内容から逆算しなければ、数年で再び手狭になります。
③ 予算に原状回復費を含めていない
移転費用は新オフィス側だけではありません。旧オフィスの原状回復は、条件次第で想定を大きく上回ります。総額で見ていない予算は、後半で必ず破綻します。
■ 設計・発注フェーズ｜見落としが工期に直結する3点
④ 内装・電気・通信を別々の会社に発注する
窓口がバラバラになると着工前の擦り合わせだけで数週間を要し、不具合発生時の責任の所在も曖昧になります。
⑤ 電気容量とネットワーク設計を後回しにする
レイアウト確定後に容量不足が判明すると、設計のやり直しが発生します。Web会議ブースや複合機の増設は、電源と回線の前提条件を先に固めておく必要があります。
⑥ 什器の発注時期が内装工事とずれる
オフィス家具は納期が読みにくく、内装完了後に搬入が間に合わないケースがあります。設計段階での同時進行が原則です
■ 施工・明け渡しフェーズ｜最後につまずく3点
⑦ 新旧オフィスの工程を別々に管理する
新オフィスの施工と旧オフィスの原状回復は並行して進みます。同一の工程表で見ていないと、片方の遅延がもう片方を巻き込みます。
⑧ 【新オフィス】回線開通のリードタイムを見誤る
通信回線は申込から開通まで時間を要し、建物の条件によってはさらに延びます。入居初日に業務が始められない事態は、ここから生まれます。
⑨【旧オフィス】原状回復の範囲を貸主と確認しないまま着工する
復旧範囲の解釈が分かれると、費用も工期も大きく変動します。原状回復区分表の確認は、物件選定と同じタイミングで着手すべき工程です。
■ 発注前チェックリスト
□賃貸借契約書の解約予告期間を確認したか
□出社率と業務内容から必要坪数を算定したか
□予算に旧オフィスの原状回復費を含めたか
□内装・電気・通信の発注先と責任範囲を整理したか
□電気容量とネットワーク設計をレイアウト確定前に固めたか
□什器の納期を工事工程に組み込んだか
□新旧オフィスを同一の工程表で管理しているか
□回線の申込から開通までの期間を確認したか【新オフィス】
□原状回復区分表を貸主と確認したか【旧オフィス】
■ アルファーテクノなら、9つすべてを一つの窓口で
当社は、レイアウト設計・内装工事から電気・通信工事、パーテーション施工、オフィス家具・OA機器の手配、そして旧オフィスの原状回復までを自社で一括してお引き受けしております。
本記事で挙げた問題の多くは、担当会社が分かれていることで生じる境界の問題です。弊社では窓口を一本化することで、この調整ロスそのものを発生させない体制を取っております。
「移転すべきか、現オフィスの改装で足りるか」という段階からのご相談も承っております。お気軽にお問い合わせください。
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内装デザインから通信・電気工事、オフィスDXまで、すべて一気通貫でご対応いたします。
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・商号：株式会社アルファーテクノ
・代表者：代表取締役 髙野 賢史（たかの けんじ）
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